Datenschutzerklärung

Stand: 14. September 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

RR Media GmbH, Hogenkamp 6, 25421 Pinneberg, Deutschland, vertreten durch Geschäftsführer René Renk, ist für die nachfolgend beschriebenen eigenen Verarbeitungen verantwortlich. Datenschutzkontakt: [email protected].

Diese Erklärung betrifft unsere FullOffice-Website, die Verwaltung von Softwareabonnements und unsere Kommunikation mit Interessenten und Kunden. Verarbeitet ein Kunde über FullOffice eigene Kunden-, Mitarbeiter- oder Communitydaten, bestimmt grundsätzlich dieser Kunde die Zwecke der Verarbeitung. Wir unterstützen ihn als Auftragsverarbeiter. Diese Erklärung ersetzt weder dessen Datenschutzhinweise noch die gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

2. Website und Anwendung

Unsere Website und Softwareumgebung werden technisch über HighLevel bereitgestellt. Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressourcen, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsereignisse verarbeitet. Dies dient der Auslieferung der Inhalte, dem sicheren Betrieb und der Behebung von Störungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem funktionsfähigen und sicheren Internetdienst. Bei angemeldeter vertragsbezogener Nutzung kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO hinzu. Technische Daten werden zweckgebunden für Betrieb, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch verarbeitet; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall richtet sich eine weitergehende Aufbewahrung nach dessen Klärung und der Sicherung erforderlicher Nachweise.

3. Kontakt und Support

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage und den Bearbeitungsverlauf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung von Anfragen. Erforderliche Angaben benötigen wir zur Bearbeitung; weitere Informationen sind freiwillig.

Das Postfach [email protected] wird über Hostinger Business Email betrieben. Hostinger ist außerdem unser Domain- und DNS-Anbieter. Dabei werden E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Zustellinformationen verarbeitet. Informationen zur Dienstleisterverarbeitung finden Sie in der Hostinger-Datenschutzerklärung und im Data Processing Addendum. Für vom DPA erfasste Übermittlungen in Drittländer ohne anerkanntes Schutzniveau sieht Hostinger EU-Standardvertragsklauseln vor.

Anfragen werden bis zum Abschluss der Bearbeitung und erforderlicher Nachbearbeitung gespeichert. Soweit sie Geschäftsbriefe, Vertragsnachweise oder steuerlich relevante Unterlagen darstellen, richtet sich die weitere Aufbewahrung nach den entsprechenden gesetzlichen Pflichten beziehungsweise der erforderlichen Rechtsverteidigung.

4. Registrierung und Softwarevertrag

Für Einrichtung und Verwaltung des Vertrags verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensangaben, Rechnungsanschrift, Tarif, Bestellzeitpunkt, Zahlungsstatus, geschäftlichen Buchungszweck und Kontokennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Dokumentation beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Bei Ansprechpartnern eines Unternehmenskunden verarbeiten wir berufliche Kontaktdaten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Durchführung der Geschäftsbeziehung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Ohne die erforderlichen Vertragsangaben können wir keinen Zugang bereitstellen oder abrechnen. Eine USt-ID ist nur anzugeben, soweit sie für die gewünschte steuerliche Behandlung erforderlich ist; ihre Eingabe ist nicht für alle Kunden verpflichtend.

5. Plattformbetrieb und Systemnachrichten

FullOffice nutzt HighLevel, Inc. und die für die jeweilige Funktion eingesetzten technischen Dienstleister. Dabei werden Konto-, Kontakt-, Nutzungs- und Kommunikationsdaten verarbeitet. Systemnachrichten, etwa zur Zugangsverwaltung, werden über die Plattform und ihre E-Mail-Infrastruktur versendet. Bei vom Kunden eingerichteten Funktionen richtet sich der Umfang nach dessen Konfiguration und Weisungen.

HighLevels Data Processing Addendum beschreibt die Verarbeitung als Auftrags- beziehungsweise Unterauftragsverarbeiter. Für erfasste internationale Übermittlungen sind insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln Module 2 und 3 vorgesehen. Daten können auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Eine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland oder der EU wird nicht zugesagt. Weitere Dienstleister sind in HighLevels Liste der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt; deren Beteiligung hängt von den genutzten Funktionen ab.

6. Zahlungen und Steuerberechnung

Für Zahlungen, Abonnements und die automatische Steuerberechnung setzen wir Stripe ein. Für das deutsche Geschäftskonto nennt der Stripe-Rahmenvertrag Stripe Payments Europe, Limited und für einschlägige Zahlungsdienste Stripe Technology Europe, Limited in Irland. Dabei werden Zahlungs- und Rechnungsdaten, Transaktionsbeträge, Kundenstandort und gegebenenfalls USt-ID verarbeitet. Vollständige Kartendaten werden unmittelbar von Stripe erhoben; wir erhalten die zur Vertragsverwaltung und Abrechnung erforderlichen Informationen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Zahlungsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für steuerliche Pflichten. Erforderliche Sicherheitsmaßnahmen beruhen, soweit nicht bereits hiervon erfasst, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Stripe verarbeitet Daten teilweise in eigener Verantwortlichkeit, insbesondere für gesetzliche Pflichten und Betrugsprävention. Angaben zu Empfängern, Speicherdauer und internationalen Übermittlungen einschließlich der eingesetzten Garantien finden Sie in der Stripe-Datenschutzerklärung.

7. KI- und Kommunikationsfunktionen

Auf unserer Verkaufsseite ist kein eigener öffentlich zugänglicher KI-Chatbot eingebunden. Bei der späteren Nutzung von KI- oder Kommunikationsfunktionen im Kundenkonto können Eingaben, Gesprächsinhalte und zugehörige Daten an die für die jeweilige Funktion eingesetzten Anbieter übermittelt werden. Umfang, Verantwortlichkeit und Rechtsgrundlage richten sich nach dem konkreten Einsatz durch den Kunden. Besondere Datenverarbeitungen und die dazu erforderlichen Vereinbarungen sind vor Aktivierung abzustimmen.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Website, Anmeldung und Zahlungsabwicklung können technische Speicher- und Zugriffsvorgänge für die Bereitstellung der jeweils angeforderten Funktion benötigen. Soweit diese unbedingt erforderlich sind, richtet sich der Gerätezugriff nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf den oben genannten Rechtsgrundlagen.

Für einwilligungsbedürftige Analyse- oder Werbetechnologien sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO maßgeblich. Auf der Verkaufsseite haben wir keine zusätzlichen Werbepixel oder externen Analysewerkzeuge eingebunden. Beim Wechsel zum Stripe-Checkout gelten zusätzlich die dortigen Informationen zu Cookies und Datenschutz.

9. Empfänger und internationale Übermittlungen

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn für ihre Aufgaben benötigen, insbesondere technische Anbieter, Zahlungsdienstleister, Steuerberatung und gesetzlich berechtigte Stellen. Soweit Dienstleister in unserem Auftrag handeln, erfolgt ihre Einbindung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Internationale Verarbeitungen richten sich nach Art. 44 ff. DSGVO und den bei den jeweiligen Dienstleistern beschriebenen Garantien. Die verlinkten Datenschutzvereinbarungen enthalten die entsprechenden Regelungen; ergänzende Informationen und Kopien einschlägiger Garantien können über unseren Datenschutzkontakt angefordert werden.

10. Speicherdauer

Wir speichern Daten zweckgebunden, solange dies für die jeweils beschriebene Verarbeitung erforderlich ist. Maßgebliche Kriterien sind die Dauer des Vertrags, die Bearbeitung einer Anfrage, gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie gegebenenfalls die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Nach Wegfall dieser Gründe werden Daten gelöscht oder, soweit zulässig, anonymisiert.

Für Vertrags- und Abrechnungsunterlagen gelten die jeweils einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Daten, die noch zur Rechtsverfolgung benötigt werden, können bis zur Erledigung des Verfahrens beziehungsweise zum Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen aufbewahrt werden.

Kundeninhalte in Auftragsverarbeitung werden nach den mit dem Kunden vereinbarten Rückgabe- und Löschregeln behandelt. Technische Sicherungskopien unterliegen den Löschzyklen und vertraglichen Schutzmaßnahmen der Plattform; eine sofortige vollständige Löschung sämtlicher Backups wird nicht zugesagt.

11. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitungen bleibt unberührt.

Widerspruch: Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein zuständig: www.datenschutzzentrum.de.

12. Automatisierte Abläufe

Zahlungsstatus und Registrierungsdaten werden für die technische Einrichtung und Verwaltung des gebuchten Zugangs automatisiert verarbeitet. Die eigenständigen Sicherheits- und Betrugsprüfungen durch Stripe sind in dessen Datenschutzhinweisen beschrieben. Bei Fragen oder Problemen mit einer automatisierten Bereitstellung erreichen Sie uns über [email protected].